Datenschutzerklärung
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Webseite ist:
NextGate Digital UG (haftungsbeschränkt)
Im Winkel 8
50189 Elsdorf, Deutschland
Amtsgericht Köln, HRB 128572
Email: support@passportlab.io
2. Hosting und Server-Logs
Diese Website und die PassportLab-Plattform laufen auf Servern der STRATO AG in Deutschland, die Daten in unserem Auftrag verarbeitet (Art. 28 DSGVO). Beim Aufruf einer Seite protokolliert der Server Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die angeforderte URL, den Referrer und Browser-Informationen in Logdateien. Wir benötigen das, um die Website auszuliefern sowie Angriffe zu erkennen und abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Logdateien werden nach kurzer Zeit gelöscht, sofern sie nicht zur Untersuchung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden. E-Mails an Sie versenden wir über unseren eigenen Mailserver.
3. Website-Analyse (Matomo)
Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Matomo, um die Nutzung unserer Website zu messen. Matomo läuft ohne Cookies und mit IP-Anonymisierung; vor Ihrer Zustimmung im Cookie-Banner wird nichts geladen oder gesendet. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und nicht für seitenübergreifendes Tracking genutzt.
Matomo läuft auf unserem Analyseserver (tracking.agency-19.com) in Deutschland. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über „Cookies verwalten“ im Footer widerrufen; die Verarbeitung vor dem Widerruf bleibt davon unberührt. Sendet Ihr Browser ein „Do Not Track“-Signal, zeichnet Matomo Ihren Besuch nicht auf.
4. Anfragen, Demo-Pässe und Termine
Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, ein Gespräch anfragen oder einen Demo-Pass erzeugen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen, optional Ihre Telefonnummer, Datum und Uhrzeit eines gebuchten Gesprächs, die eingegebene Nachricht oder Produktdetails, optionale Angaben zu Ihrem Geschäft (Rolle, Batterietyp, Anzahl Modelle) und wie Sie uns gefunden haben (Kampagnenparameter und verweisende Website). Wir nutzen das, um Ihre Anfrage zu beantworten, das Gespräch zu führen — einschließlich einer Bestätigungs-E-Mail mit Kalendereinladung (.ics) —, die Demo zu erstellen und Ihnen den Link zu mailen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
Produkt- und Regulatorik-Updates senden wir nur mit Ihrer separaten, optionalen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit widerrufen, etwa durch Antwort auf eine beliebige E-Mail.
Anfragen und Gesprächsanfragen werden auf unseren eigenen Servern in Deutschland gespeichert und per E-Mail an unser Support-Postfach weitergeleitet. Wir nutzen keine Dritt-Buchungstools. Bei einer Kontoregistrierung können wir öffentliche Unternehmensinformationen zu Ihrer E-Mail-Domain (nur die Domain, nicht Ihre Adresse) über Clearbit (HubSpot, Inc., USA) abrufen, um die Kontofreigabe zu beschleunigen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Empfänger zertifiziert ist, andernfalls auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
Demo-Pässe laufen nach 48 Stunden ab. Die mit einer Demo-Anfrage gespeicherte IP-Adresse löschen wir nach 30 Tagen. Demo-Anfragen, Kontaktnachrichten, Gesprächsanfragen und Support-Tickets werden nach 24 Monaten automatisch gelöscht, auf Wunsch früher.
5. Kundenkonten und die Plattform
Wenn Sie die PassportLab-Plattform nutzen, verarbeiten wir Ihre Kontodaten (Name, geschäftliche E-Mail, Unternehmen, Rolle), Anmelde- und Sicherheitsdaten (Passwort-Hash, Zwei-Faktor-Einstellungen, Sitzungs- und Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen) sowie die von Ihnen eingegebenen Inhalte, um den vertraglichen Dienst zu erbringen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und ihn zu sichern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Enthalten die Passdaten Ihrer Organisation personenbezogene Daten, verarbeiten wir sie im Auftrag Ihrer Organisation gemäß unserem Auftragsverarbeitungsvertrag (Abschnitt 9).
Wenn Sie die KI-gestützte Extraktion nutzen, wird der Text des eingereichten Dokuments an Anthropic PBC (USA) gesendet, die ihn verarbeitet, um Passfelder vorzuschlagen. Die Übermittlung stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Reichen Sie keine Dokumente mit personenbezogenen Daten ein, die Sie nicht auf diese Weise verarbeitet haben möchten.
6. Zahlungsabwicklung
Zahlungen werden über Stripe (Stripe Payments Europe Ltd.) abgewickelt. Stripe erhebt Identitäts- und Transaktionsdaten zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Stripe kann Daten an Stripe, Inc. in die USA übermitteln. Diese Übermittlung stützt sich auf das EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), unter dem Stripe, Inc. zertifiziert ist.
7. Aufbewahrung
Produktpassdaten bewahren wir so lange auf, wie es der Kundenvertrag und die einschlägigen Produktvorschriften verlangen — die Batterieverordnung und die delegierten Rechtsakte unter der ESPR legen fest, wie lange ein Pass je Produktgruppe verfügbar bleiben muss. Personenbezogene Kontodaten werden bei Vertragsende gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (Handels- und Steuerunterlagen: bis zu 10 Jahre, § 257 HGB, § 147 AO).
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an support@passportlab.io.
Widerspruchsrecht: Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wir stellen die Verarbeitung dann ein, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen. Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa bei der für uns zuständigen Behörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Düsseldorf.
9. Auftragsverarbeitungsvertrag (B2B-Kunden)
Soweit wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter verarbeiten – beispielsweise personenbezogene Daten, die Sie in Produktpass-Felder eintragen – richtet sich dies nach unserem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.